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Introduction au Process Mining
Les organisations se sont toujours concentrées sur l’amélioration et l’automatisation des processus afin d’éviter les erreurs, d’accroître l’efficacité, de réduire les délais et, en fin de compte, d’améliorer la satisfaction des clients.
Ces dernières années, l’utilisation de robots (RPA ) et de solutions d’intelligence artificielle (IA) a permis d’élargir les possibilités d’automatisation. Cette tendance dite d’hyper-automatisation se poursuit, notamment pour réduire davantage les coûts et les risques.
La première étape de l’amélioration des processus consiste à modéliser les processus existants. L’approche traditionnelle de la documentation des processus consistait à s’entretenir avec les différents utilisateurs des processus et/ou à partir de la documentation existante. Cependant, la complexité des processus actuels fait qu’il est impossible pour les utilisateurs de connaître et de maîtriser toutes les variations possibles des processus.
Ces dernières années, les nouvelles technologies ont évolué et les programmes d’exploration de processus utilisent les journaux de données existants pour extraire les étapes/tâches du processus; le logiciel est capable d’afficher toutes les étapes possibles du processus d’une manière visuelle, ce qui permet une analyse plus approfondie.
Le plus grand avantage de l’exploration de processus est qu’elle permet de cartographier littéralement tous les flux de processus possibles. Le logiciel d’exploration de processus peut facilement élaborer des dizaines de scénarios. Pour un être humain, c’est une tâche impossible.
Le logiciel peut ensuite faciliter une analyse approfondie. À l’aide de composants visuels et d’une sélection flexible, une personne peut analyser le processus sous n’importe quel angle. Les données corrélées peuvent révéler des cas individuels et ainsi mettre en évidence les faiblesses, les erreurs ou les points faibles et les possibilités d’automatisation.
Dans le cadre d’une trajectoire d’amélioration, ces lacunes peuvent être éliminées. En outre, la performance du processus peut être mesurée en examinant les pics et les creux au fil du temps et en prenant des mesures pour atteindre l’excellence opérationnelle. L’objectif ultime reste que toutes les étapes du processus soient exécutées de la manière la plus efficace et la plus automatisée possible.
Lorsque le processus idéal a été défini, il est possible de surveiller en permanence sa mise en œuvre à l’aide du logiciel. Comme le logiciel est relié aux journaux de données existants des systèmes informatiques, il est facile de comparer les nouvelles versions du processus avec le processus idéal. Ce contrôle de conformité est un autre avantage de l’outil d’exploration des processus. Il permet à l’entreprise d’affirmer avec certitude qu’un processus a été ou n’a pas été suivi et pourquoi.
Les experts en gestion des processus d’affaires (BPM) de DynaFin utilisent pour cela le logiciel ARIS, développé par Software AG, nommé leader dans le 2023 Gartner® Magic Quadrant™ for Process Mining Tools.
Gestion des processus d’affaires (BPM)
De ce qui précède, il devient clair que le process mining aidera une organisation à mettre en place une gouvernance claire de la gestion des processus métier. Le logiciel d’exploration de processus supprime la modélisation des différentes étapes du processus, ce qui représentait souvent le plus gros effort dans un exercice de BPM, et le résultat finissait souvent dans un tiroir à prendre la poussière.
L’analyse des différentes variations du processus reste du ressort de l’analyste de processus. Il identifiera les lacunes du processus et proposera des améliorations. C’est le propriétaire du processus qui devra prendre des décisions sur les changements : diviser le processus, le simplifier ou supprimer les exceptions ; ce ne sont là que quelques-unes des mesures qu’il peut prendre.
Pour y parvenir de manière contrôlée, l’organisation devra s’engager dans une trajectoire de croissance afin de cartographier toutes les interfaces possibles avec d’autres systèmes, utilisateurs ou processus. Pour ce faire, un outil central est indispensable.
ARIS Process Mining
L’outil intégré et évolutif ARIS Process Mining de Software AG permet une intégration facile avec presque toutes les sources de données et la mise en place d’une entreprise connectée de manière transparente pour appliquer l’utilisation approfondie de la technologie de l’IA (Root Cause Miner) afin d’obtenir rapidement des informations basées sur les données. Le logiciel aide les entreprises à prendre des décisions fondées sur des données concernant les initiatives d’amélioration continue des processus en fournissant des informations en temps réel ou quasi réel sur les performances des processus.
Il permet aux organisations de surveiller les processus, de détecter les déviations et de traiter les problèmes de manière proactive, ce qui conduit à une optimisation continue et à de meilleurs résultats pour l’entreprise. En outre, l’exploration des processus peut soutenir les efforts de conformité en fournissant des informations détaillées sur l’exécution des processus et le respect des exigences réglementaires. Il est ainsi beaucoup plus facile d’identifier les activités non conformes et de mettre en œuvre des mesures pour garantir le respect des réglementations et des politiques.
Comment démarrer ?
DynaFin Consulting intègre le logiciel d’analyse de processus ARIS à votre infrastructure et à vos systèmes informatiques existants, tels que les progiciels de gestion intégrés (ERP), les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les plates-formes de base de la banque/assurance.
Nous aidons nos clients à rassembler les données pertinentes pour l’exploration des processus. Ces données peuvent provenir de diverses sources telles que les systèmes transactionnels, les bases de données, les fichiers journaux ou tout autre système qui suit les informations liées aux processus. Il s’agit généralement de journaux d’événements ou de données transactionnelles qui capturent la séquence d’activités, les horodatages et les attributs supplémentaires associés à chaque instance de processus.
Nos consultants nettoient et traitent les données afin d’en assurer la qualité et la cohérence. Il peut s’agir de supprimer les doublons, de traiter les valeurs manquantes, de normaliser les formats de données et d’aligner les données provenant de différentes sources. Ensuite, les données prétraitées sont transformées en un journal d’événements, qui est un enregistrement chronologique des événements liés au processus. Chaque événement du journal doit contenir des informations telles que le nom de l’activité, l’horodatage, l’identifiant du cas (identifiant l’instance du processus) et d’autres attributs pertinents pour vos processus. Ces journaux d’événements sont utilisés pour créer des flux d’extraction de données automatisés afin de charger les données dans le logiciel d’exploration de processus.
Dans l’ensemble, les techniques d’exploration de processus fournissent aux organisations des informations précieuses sur leurs processus d’entreprise, ce qui leur permet d’optimiser l’efficacité des processus, de réduire les coûts, d’améliorer la satisfaction des clients et d’obtenir une meilleure performance globale de l’entreprise.
Vous souhaitez en savoir plus sur le Process Mining ?
Nos experts en Process Mining sont heureux d’en discuter plus avant et de développer ensemble une preuve de valeur.
Pour plus d’informations, contactez gregory.rogival@dynafin.be