Pourquoi développer une stratégie d’entreprise BPM ?

Définition du BPM et de son importance pour l’entreprise

Tout d’abord, définissons ce qu’est la modélisation des processus d’entreprise (BPM) et positionnons-la correctement dans le paysage de votre entreprise. Le BPM est la capacité d’une entreprise à évaluer ses objectifs (intention stratégique) et à faire correspondre les processus existants ou à traiter à ces objectifs.

La modélisation des processus d’entreprise commence par une vue d’ensemble et la décompose ensuite en processus. La modélisation des processus d’entreprise commence par une vue d’ensemble et se décompose ensuite en processus. Pour simplifier un processus, il faut recueillir des informations sur l’utilisateur et en concevoir une représentation visuelle en comprenant le processus actuel. Cette représentation doit être facilement compréhensible et adaptable au fur et à mesure que l’entreprise se développe.

Reformulons : c’est comme ces jeux de devinettes où vous devez changer un ou plusieurs éléments pour parvenir à la solution. Dans le contexte des processus, lorsque le processus existant est transparent, vous pouvez le considérer comme une énigme, en déplaçant et en changeant les éléments pour gagner en efficacité.

Souligner le rôle du BPM au-delà d’un outil de conception

Sur cette base, le BPM est-il un simple outil de conception ou un élément essentiel de votre entreprise ? La question est ouverte et peut donner lieu à de nombreuses discussions, mais j’adopte le second point de vue et considère qu’il s’agit d’un élément central de l’activité d’une entreprise.

En tant que consultant, ma mission est axée sur la transformation. Les initiatives de transformation sont primordiales dans le secteur financier, et la modélisation des processus métier est pour moi un atout majeur pour évaluer, améliorer, automatiser et contrôler les processus gravitant autour de la transformation de l’entreprise.

Je considère que la modélisation des processus métier est plus qu’un « outil ». Avec une compréhension et une représentation appropriées des processus, je peux discuter avec plusieurs couches de parties prenantes (de l’informatique au juridique), expérimenter et évaluer les changements de processus et aider mon client à mener sa transformation numérique. Vous comprenez maintenant pourquoi je considère que c’est plus qu’un outil.

Dans ce blog, j’aimerais mettre en évidence trois points essentiels pour souligner l’importance d’une bonne stratégie d’entreprise.

1/ C’est une question d’efficacité

2/ Avec un niveau de maîtrise des risques adapté

3/ Et en étant pleinement transversale dans l’entreprise

Tout est question d’efficacité. Prenons l’exemple suivant : « Chez X, nous avons l’ambition d’automatiser et de rationaliser notre processus d’onboarding de crédit ; pour l’instant, une réponse de crédit est de 48 heures, et nous voyons des initiatives de marché pour des solutions de crédit instantanées.

Utiliser la technique 5W1H pour l’amélioration des processus

Il s’agit d’une excellente technique pour entamer une démarche d’amélioration des processus. Il s’agit de l’acronyme de 5 Pourquoi et 1 Comment. Il est évident qu’en formulant ces questions, vous obtiendrez rapidement une vue d’ensemble et vous verrez des modèles de changement intéressants.

Révéler l’intention stratégique par le biais du « Pourquoi »

Pourquoi ? Pour le premier W, nous pouvons également nous référer à Simon Sinek et à la formulation « commencer par le pourquoi ». Le pourquoi est fondamental ; il s’agit de votre intention stratégique. Sans un pourquoi fort, pourquoi discuter de la conduite du changement ?

Qui : La conception de processus est une activité qui nécessite des outils de processus. Mais plus que jamais, un changement de processus doit apporter des avantages aux personnes : qui apportera les changements et qui en bénéficiera ? Pour eux, il ne s’agit pas seulement d’un processus, mais de ce qu’ils en retireront : les résultats et les avantages.

Lorsque nous parlons de changement, nous avons besoin d’une vision, qui, dans ce contexte, est limitée dans le temps. Le « quand » est une question d’étapes et d’engagement à l’égard de ces étapes. Rappelez-vous la phrase : une image sans plan n’est qu’un rêve.

Quoi : quel est le contexte existant, quels sont les points douloureux, et plus tard, que devons-nous faire à ce sujet ?

Où : les questions sur le lieu peuvent être liées à l’architecture de votre processus existant : localement, dans le nuage, back-end, front-end…

Identifier les parties prenantes et les bénéficiaires à l’aide de « Qui » ?

Comment : le comment est un successeur du quoi. Si, dans votre processus actuel, le quoi symbolise votre événement, votre étape de processus ou votre passerelle, le comment indique comment il est traité : manuellement, de manière automatisée, instantanée, différée.

Supposons que vous apportiez votre parcours de processus, le 5W1H, avec vous. Dans ce cas, vous avez déjà une excellente capacité à comprendre ces processus existants, de sorte que vous pouvez les transformer pour améliorer votre stratégie d’entreprise actuelle. Dans notre exemple de prêt instantané, où le 5W1H pourrait-il mener ?

Avec un niveau adéquat de contrôle des risques

Je me souviens d’un film intitulé « L’effet papillon » dans lequel l’acteur principal vit plusieurs versions de son voyage et adapte un élément à chaque fois. Un léger changement peut avoir de nombreuses conséquences lors de la transformation de votre parcours. Nous devons nous rappeler de bien comprendre les risques et les limites des réponses que nous donnons.

Gestion proactive des risques dans la stratégie BPM

Revenons à notre exemple de prêt instantané : si nous voulons automatiser et, par exemple, effectuer une reconnaissance optique de caractères (OCR) ou utiliser le LLM et l’IA, nous pouvons passer d’une infrastructure locale au cloud.

En termes de processus, le processus passe d’un processus manuel à un processus entièrement automatisé. En termes de risque, il y a l’utilisation du nuage, le risque d’une violation des données et le risque du fournisseur.

Évaluer l’impact des changements de processus

Comme dans le film, un léger changement dans votre processus entraîne des conséquences qui doivent être évaluées et contrôlées au niveau du processus.

L’avantage décisif d’une stratégie BPM est d’inclure de manière proactive la gestion des risques dans votre projet de transformation et dans votre processus. Vous pouvez définir les risques au niveau du processus et évaluer les conséquences, la propriété et la réponse au risque.

Une stratégie BPM avec une gestion active des risques est une évaluation continue de vos processus, ce qui est extrêmement précieux en matière de stratégie.

Promouvoir la transversalité par la communication et les outils

Enfin, une stratégie BPM nous aide à être transversaux. Vous pouvez concevoir le processus parfait et suivre toutes les conventions décrites par l’OMG (Object Management Group). Si vous ne pouvez pas le partager et le remettre en question, vous finirez avec un nouveau processus dans votre collection.

Deux aspects sont essentiels pour agir de manière transversale : la manière dont vous décrivez votre processus à vos parties prenantes et la manière dont vous soutenez et partagez votre travail avec vos collègues.

Pour le premier aspect, nous nous appuyons sur des compétences non techniques, et j’ose dire que les compétences non techniques et les compétences en matière de communication sont des atouts vitaux dans votre stratégie de BPM.

Le deuxième aspect concerne l’utilisation d’un outil pour concevoir un processus. Cet outil vous permet de documenter, de partager et de discuter de vos processus avec toutes les personnes concernées. Ce faisant, vous pouvez faire tomber les barrières au sein de l’organisation et trouver des moyens inhabituels d’apporter des améliorations.

Cerise sur le gâteau : Si Simon Sinek recommande de partir du pourquoi, nous n’oublions jamais que le qui, la gestion du changement, le programme de transformation et le changement de processus concernent les personnes.

Pour réussir dans votre entreprise, il est important d’avoir une communauté et un engagement forts. La mise en œuvre d’une excellente stratégie BPM permet d’y parvenir. Les processus jouent un rôle essentiel dans votre entreprise, d’où la nécessité de leur donner la priorité.